Auswirkungen der Corona-Pandemie auf die Büroarbeit

Die Corona-Pandemie fordert unser Arbeitsleben auf verschiedene Weise heraus. Die Arbeit von zu Hause aus ist eine der Maßnahmen zur Bekämpfung der Ausbreitung des Virus. Krisen bieten auch Gelegenheit, bestehende Konventionen und Arbeitsweisen zu überdenken. Insbesondere stellt sich die Frage, welche Auswirkungen die Heimarbeit auf das Leben der Beschäftigten und auch auf die Effektivität ihrer Arbeitsleistung hat. Wenn wir die Corona-Krise überwunden haben, sollten wir dann massiv ins Büro zurückkehren oder könnten wir zu Hause bleiben? Was sind die Vor- und Nachteile? Wann ist es sinnvoll und effektiv zu Hause zu arbeiten? M&L Communication hat diese Fragen im Laufe des Jahres in zwei separaten Studien untersucht. Es haben jeweils mehr als 200 Beschäftigte aus ganz Europa daran teilgenommen.
Diese Forschungsstudien zeigen einen zweischneidigen Effekt: Die Arbeit von zu Hause hat Vorteile, es ist aber nicht ideal. Ein hybrides Modell, das unterschiedliche Arbeitssituationen und Arbeitsaufgaben berücksichtigt, scheint besser geeignet, ein optimales Arbeitsergebnis und -klima zu schaffen.
Während die alltäglichen Arbeiten zum Teil besser und zuverlässig im Home Office ausgeführt werden stagnieren Innovationen und Weiterentwicklungen eines Unternehmens. Es gibt es eine signifikante Effizienzlücke bei strategischen Themen. Hier sollten Unternehmen und Mitarbeiter eine klare Präferenz zu einer Präsenzkultur beibehalten.

Zwei Drittel der Beschäftigten möchten auch nach der Corona-Krise weiterhin verstärkt von zu Hause aus arbeiten, allerdings in den meisten Fällen nicht zu 100%, sondern eher als Mischform zwischen Heimarbeit und Büroarbeit. Dies hat mehrere Gründe, z.B. den fehlenden informellen Kontakt zu den Kollegen im Büro, den Mangel an Inspiration durch Austausch und interessanterweise eine reduzierte Effizienz bei der Arbeit von zu Hause aus. Gleichzeitig werden aber auch positive Auswirkungen der Arbeit von zu Hause aus festgestellt, wie z.B. weniger Pendelzeit und mehr Flexibilität, das Gefühl, weniger "beobachtet" zu werden, und die Möglichkeit, in einigen Fällen ungestörter arbeiten zu können. Meistens sind den Befragten die Flexibilität der Arbeitszeiten und die Verantwortung für die Erledigung eigener Aufgaben sehr wichtig. Darüber hinaus werden ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz und ständige Kommunikation als wichtig eingeschätzt (besser mehr kurze Gespräche als große ZOOM-Konferenzen, die sehr lange dauern).
Diese Punkte können im Prinzip auch in einer Büroumgebung umgesetzt werden, würde allerdings dann ein Umdenken des Managements erfordern.
Die Teilnehmer äußern weiterhin, dass das Arbeiten von zu Hause aus und/oder das Ersetzen einiger Sitzungen durch digitale Events einen positiven Einfluss auf die Umwelt und das Klima haben kann, was sie als einen wichtigen Faktor ansehen, den es dauerhaft zu berücksichtigen gilt.

Diese Ergebnisse weisen auf das Potential eines hybriden Arbeitsmodells hin, das die Vorteile des Home Offices mit den Vorteilen der Büroumgebung kombiniert.

Für ein erfolgreiches Arbeiten von zu Hause aus gibt es Mindestanforderungen, die für ein gutes Arbeitsumfeld erforderlich sind. Dabei geht es um eine Mischung aus technischen Anforderungen (Hochgeschwindigkeits-Internet, Arbeitscomputer), Infrastruktur-Anforderungen (gut eingerichteter Arbeitsplatz, idealerweise in einem separaten Raum, in dem man nicht gestört werden kann) und organisatorischen Anforderungen (Teamkultur, informelle Kommunikation, Erreichbarkeit).
Diese Voraussetzungen sind sehr wichtig, um gleichberechtigt oder gleichwertig im Home Office arbeiten zu können. Wenn sie erfüllt sind, bedeutet dies noch nicht automatisch, dass das Arbeiten von zu Hause aus jetzt genauso effektiv ist wie das Arbeiten im Büro, aber ohne sie ist es sicher, dass das Arbeiten von zu Hause aus nicht die optimale Situation ist.

Für eine erfolgreiche Tätigkeit im Homeoffice sind klar umrissene Aufgaben und die Erreichbarkeit anderer Kollegen besonders wichtig. Besonders kritisch werden das längere Arbeiten ohne Unterbrechung bewertet und dass nicht alle Informationen für die Erledigung der Arbeit zur Verfügung stehen. Die wichtigsten persönlichen Eigenschaften für ein erfolgreiches Arbeiten zu Hause sind Zielstrebigkeit, Optimismus und Begeisterungsfähigkeit.

Entscheidend für die Effizienz im Home Office ist die Art der zu erledigenden Aufgaben. In den Studien betrachten wir individuelle Aufgaben im Vergleich zu Teamaufgaben und kreative Aufgaben im Vergleich zu Routineaufgaben. Die Studie zeigt, dass die Bewertung des Arbeitens von zu Hause aus besonders auch durch die jeweiligen Arbeitsbereiche definiert wird. Über alle Arbeitsbereiche haben 25% der Befragten angegeben effizienter von zu Hause aus zu arbeiten, 43% sind im Büro effizienter. Für 23% der Befragten ist der Ort nicht entscheidend. Drei Arbeitsbereiche fallen besonders auf:
Bei Recherche- und Dokumentationsarbeiten geben 51% an, diese Arbeitsschritte besser von zu Hause aus zu erledigen und nur 19% im Büro. Auf der anderen Seite stehen Tätigkeiten wie Projektplanung und Strategieentwicklung, bei denen die Befragten nur noch zu 9% bzw. 7% diese Arbeiten von zu Hause effizient gestalten können. 63% bzw. 70% bevorzugen hier das Büro.
Das zeigt, dass ein erfolgreiches Home Office dauerhaft nicht alleine von den häuslichen Umständen und technischen Möglichkeiten oder eigener Einstellung abhängt, sondern insbesondere von der Art der Tätigkeit. Wer vorwiegend alltägliche Routineaufgaben erledigt bevorzugt das Home Office. Wer in Tätigkeitsfeldern eingebunden ist, die das Unternehmen, Produkte und Leistungen weiterentwickeln, ist wesentlicher effizienter, wenn er im Büro vor Ort ist. Das gilt europaweit über alle Altersgruppen, Geschlechter und Führungsebenen gleich.

Frankfurt, Dezember 2020

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